Onboarding khách hàng dịch vụ B2B

Mục tiêu Workflow

Chuẩn hóa handoff từ sales sang delivery và kickoff.

Điều kiện đầu vào

  • Contract: phải có nguồn, người cập nhật và trạng thái xác minh.
  • Scope: phải có nguồn, người cập nhật và trạng thái xác minh.
  • Contacts: phải có nguồn, người cập nhật và trạng thái xác minh.
  • Milestones: phải có nguồn, người cập nhật và trạng thái xác minh.

Công cụ và kết nối

  • CRM
  • Project tool
  • Email
  • Docs

Nguyên tắc cấu hình: lưu credential trong kho bí mật/credential manager của nền tảng; không ghi API key trực tiếp trong Prompt, Sheet hoặc log công khai.

Đầu ra cần nghiệm thu

  • Kickoff pack
  • Project board
  • RACI
  • Timeline

Quy trình triển khai chi tiết

  1. Validate contract

    Đối chiếu dữ liệu với nguồn gốc, chuẩn hóa định dạng và tạo danh sách lỗi. Mục không xác minh được phải gắn trạng thái CẦN BỔ SUNG, không để AI tự suy đoán.

  2. Create workspace

    Thực hiện “Create workspace” bằng CRM, Project tool và Email; ghi rõ dữ liệu vào, dữ liệu ra, điều kiện thành công và nhánh lỗi. Kiểm tra kết quả mẫu trước khi xử lý hàng loạt.

  3. Assign team

    Áp dụng quy tắc phân loại theo mục tiêu “Chuẩn hóa handoff từ sales sang delivery và kickoff”. Mỗi record phải có lý do được chọn/loại, nhánh xử lý tiếp theo và người chịu trách nhiệm.

  4. Build RACI

    Tạo bản nháp bằng CRM, Project tool và Email, sử dụng đúng dữ liệu đã xác minh và cấu trúc đầu ra Kickoff pack, Project board và RACI. Mọi biến chưa có giá trị phải giữ placeholder, không phát sinh thông tin giả.

  5. Prepare kickoff

    Thực hiện “Prepare kickoff” bằng CRM, Project tool và Email; ghi rõ dữ liệu vào, dữ liệu ra, điều kiện thành công và nhánh lỗi. Kiểm tra kết quả mẫu trước khi xử lý hàng loạt.

  6. Collect assets

    Tập hợp Contract, Scope và Contacts; đặt tên file/record thống nhất, loại bản trùng và đánh dấu mục thiếu. Chỉ chuyển bước khi nguồn, người sở hữu và thời điểm cập nhật đã được ghi rõ.

  7. Confirm milestones

    Đối chiếu dữ liệu với nguồn gốc, chuẩn hóa định dạng và tạo danh sách lỗi. Mục không xác minh được phải gắn trạng thái CẦN BỔ SUNG, không để AI tự suy đoán.

  8. Weekly reporting

    Tổng hợp KPI, lỗi và ngoại lệ; so sánh số record đầu vào–đầu ra và cảnh báo chênh lệch. Báo cáo phải liên kết được về record nguồn để truy vết và xử lý lại.

Xử lý lỗi và chạy lại

  • Lỗi dữ liệu: chuyển record sang trạng thái NEEDS_INPUT, ghi trường thiếu và không gọi AI/API tiếp.
  • Lỗi API tạm thời: retry tối đa 3 lần với backoff; lỗi xác thực hoặc quota phải dừng và cảnh báo Admin.
  • Lỗi từng record không được làm dừng toàn bộ lô; lưu record lỗi vào hàng đợi kiểm tra lại.
  • Mỗi lần chạy phải có run ID, thời điểm, input reference, output reference và thông báo kết quả.

Quality Gate trước khi dùng thật

  • Test tối thiểu 3 tình huống: dữ liệu chuẩn, thiếu dữ liệu và API trả lỗi.
  • Đối chiếu số record đầu vào, thành công, bỏ qua và thất bại; tổng phải khớp.
  • Kiểm tra quyền riêng tư, consent, bản quyền, claim và thông tin nhạy cảm theo đúng loại nội dung.
  • Chạy thử với phạm vi nhỏ, có người duyệt; sau đó mới bật lịch hoặc xử lý hàng loạt.

Thời lượng dự kiến: 45–120 phút triển khai · Độ khó: Nâng cao.

ltadmin