Mục tiêu Workflow
Chuyển notes cuộc họp thành proposal có scope và giả định.
Điều kiện đầu vào
- Meeting notes: phải có nguồn, người cập nhật và trạng thái xác minh.
- Pricing: phải có nguồn, người cập nhật và trạng thái xác minh.
- Capabilities: phải có nguồn, người cập nhật và trạng thái xác minh.
- Timeline: phải có nguồn, người cập nhật và trạng thái xác minh.
Công cụ và kết nối
- Transcription
- LLM
- Docs
- CRM
Nguyên tắc cấu hình: lưu credential trong kho bí mật/credential manager của nền tảng; không ghi API key trực tiếp trong Prompt, Sheet hoặc log công khai.
Đầu ra cần nghiệm thu
- Opportunity summary
- Proposal
- Risk list
- Next steps
Quy trình triển khai chi tiết
- Clean notes
Đối chiếu dữ liệu với nguồn gốc, chuẩn hóa định dạng và tạo danh sách lỗi. Mục không xác minh được phải gắn trạng thái CẦN BỔ SUNG, không để AI tự suy đoán.
- Extract needs
Dùng Transcription, LLM và Docs để phân tích và trích xuất tín hiệu cần thiết. Lưu cả dữ liệu gốc, kết quả đã xử lý và tiêu chí chấm điểm để có thể kiểm tra lại.
- Confirm gaps
Đối chiếu dữ liệu với nguồn gốc, chuẩn hóa định dạng và tạo danh sách lỗi. Mục không xác minh được phải gắn trạng thái CẦN BỔ SUNG, không để AI tự suy đoán.
- Design solution
Thiết kế cấu trúc triển khai gồm trường dữ liệu, điều kiện đầu vào, nhánh thành công/thất bại và tiêu chí nghiệm thu. Ưu tiên cấu hình có thể sửa trong Admin/Sheet thay vì hard-code.
- Build scope
Thiết kế cấu trúc triển khai gồm trường dữ liệu, điều kiện đầu vào, nhánh thành công/thất bại và tiêu chí nghiệm thu. Ưu tiên cấu hình có thể sửa trong Admin/Sheet thay vì hard-code.
- Estimate timeline
Thực hiện “Estimate timeline” bằng Transcription, LLM và Docs; ghi rõ dữ liệu vào, dữ liệu ra, điều kiện thành công và nhánh lỗi. Kiểm tra kết quả mẫu trước khi xử lý hàng loạt.
- Generate proposal
Tạo bản nháp bằng Transcription, LLM và Docs, sử dụng đúng dữ liệu đã xác minh và cấu trúc đầu ra Opportunity summary, Proposal và Risk list. Mọi biến chưa có giá trị phải giữ placeholder, không phát sinh thông tin giả.
- Review & send
Đẩy đầu ra qua Transcription, LLM và Docs sau khi kiểm tra quyền truy cập và consent. Ghi response ID, URL/kết quả, thời điểm, trạng thái và mã lỗi; không đánh dấu hoàn thành nếu hệ thống đích chưa xác nhận.
Xử lý lỗi và chạy lại
- Lỗi dữ liệu: chuyển record sang trạng thái
NEEDS_INPUT, ghi trường thiếu và không gọi AI/API tiếp. - Lỗi API tạm thời: retry tối đa 3 lần với backoff; lỗi xác thực hoặc quota phải dừng và cảnh báo Admin.
- Lỗi từng record không được làm dừng toàn bộ lô; lưu record lỗi vào hàng đợi kiểm tra lại.
- Mỗi lần chạy phải có run ID, thời điểm, input reference, output reference và thông báo kết quả.
Quality Gate trước khi dùng thật
- Test tối thiểu 3 tình huống: dữ liệu chuẩn, thiếu dữ liệu và API trả lỗi.
- Đối chiếu số record đầu vào, thành công, bỏ qua và thất bại; tổng phải khớp.
- Kiểm tra quyền riêng tư, consent, bản quyền, claim và thông tin nhạy cảm theo đúng loại nội dung.
- Chạy thử với phạm vi nhỏ, có người duyệt; sau đó mới bật lịch hoặc xử lý hàng loạt.
Thời lượng dự kiến: 45–120 phút triển khai · Độ khó: Nâng cao.
