Mục tiêu Workflow
Chuẩn hóa trạng thái soạn–duyệt–xuất bản.
Điều kiện đầu vào
- Content brief: phải có nguồn, người cập nhật và trạng thái xác minh.
- Owner: phải có nguồn, người cập nhật và trạng thái xác minh.
- Reviewer: phải có nguồn, người cập nhật và trạng thái xác minh.
- Deadline: phải có nguồn, người cập nhật và trạng thái xác minh.
Công cụ và kết nối
- Google Sheet/Notion
- Slack/Telegram
- WordPress
Nguyên tắc cấu hình: lưu credential trong kho bí mật/credential manager của nền tảng; không ghi API key trực tiếp trong Prompt, Sheet hoặc log công khai.
Đầu ra cần nghiệm thu
- Approval board
- Notifications
- Audit trail
Quy trình triển khai chi tiết
- Tạo brief
Tạo bản nháp bằng Google Sheet/Notion, Slack/Telegram và WordPress, sử dụng đúng dữ liệu đã xác minh và cấu trúc đầu ra Approval board, Notifications và Audit trail. Mọi biến chưa có giá trị phải giữ placeholder, không phát sinh thông tin giả.
- Giao owner
Thực hiện “Giao owner” bằng Google Sheet/Notion, Slack/Telegram và WordPress; ghi rõ dữ liệu vào, dữ liệu ra, điều kiện thành công và nhánh lỗi. Kiểm tra kết quả mẫu trước khi xử lý hàng loạt.
- Soạn nháp
Tạo bản nháp bằng Google Sheet/Notion, Slack/Telegram và WordPress, sử dụng đúng dữ liệu đã xác minh và cấu trúc đầu ra Approval board, Notifications và Audit trail. Mọi biến chưa có giá trị phải giữ placeholder, không phát sinh thông tin giả.
- Kiểm tra tự động
Thực hiện “Kiểm tra tự động” bằng Google Sheet/Notion, Slack/Telegram và WordPress; ghi rõ dữ liệu vào, dữ liệu ra, điều kiện thành công và nhánh lỗi. Kiểm tra kết quả mẫu trước khi xử lý hàng loạt.
- Duyệt cấp 1
Thực hiện “Duyệt cấp 1” bằng Google Sheet/Notion, Slack/Telegram và WordPress; ghi rõ dữ liệu vào, dữ liệu ra, điều kiện thành công và nhánh lỗi. Kiểm tra kết quả mẫu trước khi xử lý hàng loạt.
- Duyệt cấp 2
Thực hiện “Duyệt cấp 2” bằng Google Sheet/Notion, Slack/Telegram và WordPress; ghi rõ dữ liệu vào, dữ liệu ra, điều kiện thành công và nhánh lỗi. Kiểm tra kết quả mẫu trước khi xử lý hàng loạt.
- Lên lịch
Thực hiện “Lên lịch” bằng Google Sheet/Notion, Slack/Telegram và WordPress; ghi rõ dữ liệu vào, dữ liệu ra, điều kiện thành công và nhánh lỗi. Kiểm tra kết quả mẫu trước khi xử lý hàng loạt.
- Lưu log
Tổng hợp KPI, lỗi và ngoại lệ; so sánh số record đầu vào–đầu ra và cảnh báo chênh lệch. Báo cáo phải liên kết được về record nguồn để truy vết và xử lý lại.
Xử lý lỗi và chạy lại
- Lỗi dữ liệu: chuyển record sang trạng thái
NEEDS_INPUT, ghi trường thiếu và không gọi AI/API tiếp. - Lỗi API tạm thời: retry tối đa 3 lần với backoff; lỗi xác thực hoặc quota phải dừng và cảnh báo Admin.
- Lỗi từng record không được làm dừng toàn bộ lô; lưu record lỗi vào hàng đợi kiểm tra lại.
- Mỗi lần chạy phải có run ID, thời điểm, input reference, output reference và thông báo kết quả.
Quality Gate trước khi dùng thật
- Test tối thiểu 3 tình huống: dữ liệu chuẩn, thiếu dữ liệu và API trả lỗi.
- Đối chiếu số record đầu vào, thành công, bỏ qua và thất bại; tổng phải khớp.
- Kiểm tra quyền riêng tư, consent, bản quyền, claim và thông tin nhạy cảm theo đúng loại nội dung.
- Chạy thử với phạm vi nhỏ, có người duyệt; sau đó mới bật lịch hoặc xử lý hàng loạt.
Thời lượng dự kiến: 45–120 phút triển khai · Độ khó: Cơ bản.
