Mục tiêu Workflow
Tự động hóa registration, reminder, attendance và follow-up.
Điều kiện đầu vào
- Landing form: phải có nguồn, người cập nhật và trạng thái xác minh.
- Webinar platform: phải có nguồn, người cập nhật và trạng thái xác minh.
- CRM: phải có nguồn, người cập nhật và trạng thái xác minh.
- Email: phải có nguồn, người cập nhật và trạng thái xác minh.
Công cụ và kết nối
- Zoom/Meet
- n8n
- CRM
Nguyên tắc cấu hình: lưu credential trong kho bí mật/credential manager của nền tảng; không ghi API key trực tiếp trong Prompt, Sheet hoặc log công khai.
Đầu ra cần nghiệm thu
- Registrant records
- Reminders
- Attendance segments
- Follow-up
Quy trình triển khai chi tiết
- Capture registration
Tập hợp Landing form, Webinar platform và CRM; đặt tên file/record thống nhất, loại bản trùng và đánh dấu mục thiếu. Chỉ chuyển bước khi nguồn, người sở hữu và thời điểm cập nhật đã được ghi rõ.
- Deduplicate
Đối chiếu dữ liệu với nguồn gốc, chuẩn hóa định dạng và tạo danh sách lỗi. Mục không xác minh được phải gắn trạng thái CẦN BỔ SUNG, không để AI tự suy đoán.
- Send confirmation
Đối chiếu dữ liệu với nguồn gốc, chuẩn hóa định dạng và tạo danh sách lỗi. Mục không xác minh được phải gắn trạng thái CẦN BỔ SUNG, không để AI tự suy đoán.
- Reminder schedule
Thiết lập thời gian chờ và điều kiện tiếp tục rõ ràng. Giới hạn retry, dùng backoff khi lỗi tạm thời và dừng luồng khi record đã chuyển đổi/hủy để tránh gửi trùng.
- Import attendance
Tập hợp Landing form, Webinar platform và CRM; đặt tên file/record thống nhất, loại bản trùng và đánh dấu mục thiếu. Chỉ chuyển bước khi nguồn, người sở hữu và thời điểm cập nhật đã được ghi rõ.
- Segment attended/no-show
Áp dụng quy tắc phân loại theo mục tiêu “Tự động hóa registration, reminder, attendance và follow-up”. Mỗi record phải có lý do được chọn/loại, nhánh xử lý tiếp theo và người chịu trách nhiệm.
- Send follow-up
Đẩy đầu ra qua Zoom/Meet, n8n và Email sau khi kiểm tra quyền truy cập và consent. Ghi response ID, URL/kết quả, thời điểm, trạng thái và mã lỗi; không đánh dấu hoàn thành nếu hệ thống đích chưa xác nhận.
- Create sales tasks
Nghiệm thu Registrant records, Reminders và Attendance segments; đối chiếu với yêu cầu ban đầu, lưu version cuối và log toàn bộ ngoại lệ. Chỉ đóng workflow khi owner xác nhận kết quả có thể sử dụng.
Xử lý lỗi và chạy lại
- Lỗi dữ liệu: chuyển record sang trạng thái
NEEDS_INPUT, ghi trường thiếu và không gọi AI/API tiếp. - Lỗi API tạm thời: retry tối đa 3 lần với backoff; lỗi xác thực hoặc quota phải dừng và cảnh báo Admin.
- Lỗi từng record không được làm dừng toàn bộ lô; lưu record lỗi vào hàng đợi kiểm tra lại.
- Mỗi lần chạy phải có run ID, thời điểm, input reference, output reference và thông báo kết quả.
Quality Gate trước khi dùng thật
- Test tối thiểu 3 tình huống: dữ liệu chuẩn, thiếu dữ liệu và API trả lỗi.
- Đối chiếu số record đầu vào, thành công, bỏ qua và thất bại; tổng phải khớp.
- Kiểm tra quyền riêng tư, consent, bản quyền, claim và thông tin nhạy cảm theo đúng loại nội dung.
- Chạy thử với phạm vi nhỏ, có người duyệt; sau đó mới bật lịch hoặc xử lý hàng loạt.
Thời lượng dự kiến: 45–120 phút triển khai · Độ khó: Nâng cao.
