Mục tiêu Workflow
Tạo automation chào mừng và kích hoạt người dùng.
Điều kiện đầu vào
- Nguồn đăng ký: phải có nguồn, người cập nhật và trạng thái xác minh.
- Giá trị sản phẩm: phải có nguồn, người cập nhật và trạng thái xác minh.
- Hành động activation: phải có nguồn, người cập nhật và trạng thái xác minh.
- ESP: phải có nguồn, người cập nhật và trạng thái xác minh.
Công cụ và kết nối
- Mailchimp/Brevo
- Prompt Studio
- Analytics
Nguyên tắc cấu hình: lưu credential trong kho bí mật/credential manager của nền tảng; không ghi API key trực tiếp trong Prompt, Sheet hoặc log công khai.
Đầu ra cần nghiệm thu
- 5 email
- Timing
- Segments
- KPI
Quy trình triển khai chi tiết
- Xác định activation
Xác nhận phạm vi “Tạo automation chào mừng và kích hoạt người dùng”, tập hợp Nguồn đăng ký, Giá trị sản phẩm và Hành động activation và chỉ định owner. Tạo record theo dõi với trạng thái Mới, deadline và tiêu chí hoàn thành.
- Phân đoạn
Thực hiện “Phân đoạn” bằng Mailchimp/Brevo, Prompt Studio và Analytics; ghi rõ dữ liệu vào, dữ liệu ra, điều kiện thành công và nhánh lỗi. Kiểm tra kết quả mẫu trước khi xử lý hàng loạt.
- Viết 5 email
Tạo bản nháp bằng Mailchimp/Brevo, Prompt Studio và Analytics, sử dụng đúng dữ liệu đã xác minh và cấu trúc đầu ra 5 email, Timing và Segments. Mọi biến chưa có giá trị phải giữ placeholder, không phát sinh thông tin giả.
- Thiết lập delay
Thiết kế cấu trúc triển khai gồm trường dữ liệu, điều kiện đầu vào, nhánh thành công/thất bại và tiêu chí nghiệm thu. Ưu tiên cấu hình có thể sửa trong Admin/Sheet thay vì hard-code.
- Gắn tracking
Tổng hợp KPI, lỗi và ngoại lệ; so sánh số record đầu vào–đầu ra và cảnh báo chênh lệch. Báo cáo phải liên kết được về record nguồn để truy vết và xử lý lại.
- Test render
Thực hiện sản xuất theo thông số đã duyệt; giữ nhất quán nhận diện, tỷ lệ, âm lượng/màu sắc và version file. Xuất một bản nháp nhẹ để review trước khi render chất lượng cao.
- Chạy thử
Thực hiện “Chạy thử” bằng Mailchimp/Brevo, Prompt Studio và Analytics; ghi rõ dữ liệu vào, dữ liệu ra, điều kiện thành công và nhánh lỗi. Kiểm tra kết quả mẫu trước khi xử lý hàng loạt.
- Theo dõi
Nghiệm thu 5 email, Timing và Segments; đối chiếu với yêu cầu ban đầu, lưu version cuối và log toàn bộ ngoại lệ. Chỉ đóng workflow khi owner xác nhận kết quả có thể sử dụng.
Xử lý lỗi và chạy lại
- Lỗi dữ liệu: chuyển record sang trạng thái
NEEDS_INPUT, ghi trường thiếu và không gọi AI/API tiếp. - Lỗi API tạm thời: retry tối đa 3 lần với backoff; lỗi xác thực hoặc quota phải dừng và cảnh báo Admin.
- Lỗi từng record không được làm dừng toàn bộ lô; lưu record lỗi vào hàng đợi kiểm tra lại.
- Mỗi lần chạy phải có run ID, thời điểm, input reference, output reference và thông báo kết quả.
Quality Gate trước khi dùng thật
- Test tối thiểu 3 tình huống: dữ liệu chuẩn, thiếu dữ liệu và API trả lỗi.
- Đối chiếu số record đầu vào, thành công, bỏ qua và thất bại; tổng phải khớp.
- Kiểm tra quyền riêng tư, consent, bản quyền, claim và thông tin nhạy cảm theo đúng loại nội dung.
- Chạy thử với phạm vi nhỏ, có người duyệt; sau đó mới bật lịch hoặc xử lý hàng loạt.
Thời lượng dự kiến: 45–120 phút triển khai · Độ khó: Cơ bản.
